Sähköpostien päätyminen roskapostikansioon (spam folder) on yleinen ja vakava ongelma etenkin markkinointiviestinnässä ja sähköpostilistojen käytössä. Tässä sinulle konkreettinen opassiihen, miten minimoida riski, että sähköpostisi päätyvät roskapostiin.

1. Tekniset asetukset kuntoon (lähettäjän uskottavuus)

SPF (Sender Policy Framework)

Määrittää, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköpostia domainisi nimissä. Tämä estää "spoofingia".

Tee näin: Lisää DNS-tietue domainisi hallinnasta:
v=spf1 include:sendinblue.com ~all (vaihda domainipalvelun mukaan, esim. systeme.io tai oma SMTP)

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Allekirjoittaa sähköpostisi kryptografisesti varmistaen, että viesti on todella sinun lähettämäsi.

Tee näin: Aktivoi se sähköpostipalvelusi hallinnasta ja lisää tarvittavat CNAME-tietueet domainin DNS:ään.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

Määrää, mitä vastaanottajan pitää tehdä, jos SPF tai DKIM epäonnistuu.

Tee näin: Lisää TXT-muotoinen tietue tyyliin:

ini

KopioiMuokkaa

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:admin@domain.fi

(→ myöhemmin voit vaihtaa p=reject, kun tiedät kaiken toimivan)

2. Sisällön optimointi – Näin vältät roskapostifiltterit sisällölläsi

Sähköpostin sisältö vaikuttaa ratkaisevasti siihen, päätyykö viesti vastaanottajan saapuneet-kansioon vai roskapostilaatikkoon. Spam-filtterit analysoivat sekä viestin sanoitusta että rakennetta. Tässä keskeiset keinot, joilla voit parantaa toimitettavuutta:

Vältä näitä:

  • HUUTOKIRJAIMIA ja yliampuvia huutomerkkejä!!!

  • Mainoslauseita, kuten:

    • ”ILMAINEN!”

    • ”RAHAA HETI”

    • ”KLIKKA A TÄSTÄ”

  • Liian visuaalipainotteisia viestejä (pelkkiä kuvia ilman selittävää tekstiä)

  • Epäilyttäviä liitteitä, etenkin .zip, .exe, .doc, .xls, ellei liitteelle ole selkeä, perusteltu syy

Tee näin:

1. Käytä selkeää ja informatiivista kieltä

  • Vältä ylisanoja ja hypeä – ne herättävät epäluuloa.

  • Kirjoita kuten puhuisit luotetulle asiakkaalle.

  • Korosta hyötyjä asiakaslähtöisesti, ilman liioittelua.

2. Muotoile hyvä aiherivi

  • Sen tulee herättää kiinnostus ilman klikkiotsikkoa.
    Esimerkkejä:

    • "Vinkkejä ajansäästöön yrittäjälle (2 min lukuaika)"

    • "Tässä sähköpostissa on idea, joka voi säästää sinulle 500 €"

3. Hyödynnä alateksti (preview text)

  • Tämä on ensimmäinen rivi, jonka lukija näkee mobiilissa tai työpöydällä ennen avaamista.

  • Esim: "Katso, miten tekoäly voi hoitaa arkiset tehtävät puolestasi – nopeasti ja turvallisesti."

4. Teksti–kuva-suhde kuntoon

  • Pidä huoli, että sähköpostissa on riittävästi tekstiä suhteessa kuviin (yleensä vähintään 60 % tekstiä).

  • Kuvia saa olla, mutta niiden tarkoitus on tukea viestiä, ei korvata sitä.

5. Lisää toimiva linkki – mutta älä liikaa

  • Lisää korkeintaan 1–2 selkeää toimintakehotusta (CTA), kuten:

    • “Katso koko opas täältä →”

    • “Varaa ilmainen keskustelu”

  • Älä spämmää linkeillä tai painikkeilla (esim. 5 eri nappia = riski!)

6. Yhdenmukaisuus domainin kanssa

  • Lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite tulee vastata verkkosivuston osoitetta (esim. @aibrainwave.fi).

  • Älä käytä generisiä osoitteita kuten @gmail.com tai @hotmail.com markkinointikäytössä.

Yhteenveto:
Hyvin kirjoitettu, asiallinen ja helposti luettava viesti ei ainoastaan läpäise filttereitä, vaan lisää myös vastaanottajan luottamusta ja sitoutumista. Käytä luonnollista kieltä, selkeää rakennetta ja pysy lupauksessasi – niin tekniset kuin sisällöllisetkin esteet väistyvät..

3. Vastaanottajan suostumus ja käyttäytyminen

Suurin yksittäinen tekijä: vastaanottajat avaavat, lukevat ja eivät merkitse roskapostiksi.

Varmista:

  • Että vastaanottajat ovat itse antaneet luvan (double opt-in suositeltava)

  • Että viestisi vastaa lupauksen sisältöä, jonka annoit liittymisvaiheessa

  • Että viestin unsubscribe-linkki on selkeä ja toimii (GDPR-yhteensopivuus!)

4. Käyttäytymisen seuranta ja listan hallinta

Seuraa seuraavia metriikoita:

  • Avausprosentti (open rate)

  • Klikkausprosentti (CTR)

  • Bounce rate

  • Spam complaints

Jos käyttäjät eivät avaa viestejä, poista passiiviset osoitteet. Tämä parantaa lähetysreputaatiotasi.

5. Lähetysalustan laatu (SMTP-reputaatio)

Jos käytät alustoja kuten:

  • Systeme.io

  • MailerLite

  • Brevo (ent. Sendinblue)

  • Mailchimp

…ne huolehtivat osittain reputaatiosta, mutta voit silti joutua samaan IP-pooliin roskapostittajien kanssa.

Ratkaisu: Varmista, että käytät oma domain + oma lähetys-IP (dedikoitu IP), jos volyymit kasvavat.

6. Viestin rakenne ja tekninen muoto

  • Käytä alt-tekstejä kuvissa

  • Lisää plain text -versio HTML-sähköpostien rinnalle

  • Tarkista viestin koko: alle 100 KB on turvallinen

  • Lisää fyysinen osoite (vaatimus mm. CAN-SPAM ja GDPR -säännöissä)

7. Testaa ennen lähetystä

Käytä työkaluja:

  • Mail-Tester.com → Saat arvosanan ja kehitysehdotuksia

  • GlockApps

  • Litmus (visuaalinen testaus)

  • SpamAssassin (monien palveluiden käytössä)

ToimiHyötySPF, DKIM ja DMARC kuntoonEstää tekniset reputaatiotappiotLaadukas sisältöVähentää roskapostiksi tulkintaaKohdennetut listatParantaa avaus- ja konversioprosenttiaSeuraa mittareitaNäet heti, jos joudut spam-ongelmiinKäytä omaa domainiaVahvistaa brändiä ja luotettavuuttaTestaa ennen lähetystäVarmista toimitettavuus

Jos kerrot, mitä sähköpostialustaa käytät (esim. Systeme.io, Brevo, MailerLite…),

voin antaa tarkat ohjeet kyseiselle alustalle.

Haluatko, että autan sinua tarkistamaan tai asettamaan SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet domainillesi? Tai haluatko mallisähköpostin, joka on optimoitu roskapostifiltterien näkökulmasta?

Lista parhaista käytännöistä pähkinänkuoressa

ToimiHyöty

✅ SPF, DKIM ja DMARC kuntoon

Estää tekniset reputaatiotappiot

✅ Laadukas sisältö

Vähentää roskapostiksi tulkintaa

✅ Kohdennetut listat

Parantaa avaus- ja konversioprosenttia

✅ Seuraa mittareita

Näet heti, jos joudut spam-ongelmiin

✅ Käytä omaa domainia

Vahvistaa brändiä ja luotettavuutta

✅ Testaa ennen lähetystä

Varmistat toimitettavuuden

✅ Keinoäly viestin optimointiin

Nostaa avausprosenttia jopa 20% -> 50 %, mikä on B2B-viesteissä jo erinomaisella tasolla

Esimerkkejä keinoälyn hyödyntämisestä:

  • Aiherivin A/B-testaus ja optimointi (ChatGPT tai työkalu kuten Phrasee)

  • Personoidut sähköpostitekstit AI:n avulla, jotka puhuttelevat eri kohderyhmiä eri tavoin

  • Lähetysaikojen optimointi AI:n analyysin mukaan (esim. tiistai klo 08:00 vs torstai klo 15:30)

  • Sisällön muokkaus kohderyhmän mukaan (esim. toimitusjohtajalle suoraan asiaan, markkinointivastaavalle hyötynäkökulma edellä)

Jos haluat, voin tehdä teille AI-optimoidun sähköpostipohjan, jossa nämä asiat otetaan huomioon.

Referenssit

Yli 200 yrittäjää on saanut käytännön opit tekoälyn hyödyntämiseen kursseiltamme.

https://www.businessrakentamo.fi

Tekijätiimi

Simo & Keinoäly – tehokas parivaljakko yrittäjille, jotka haluavat vauhtia ja tehoa liiketoimintaansa

Olemme tekoälyn asiantuntijoita, jotka keskittyvät auttamaan mikro- ja pk-yrityksiä ottamaan tekoälyn käytännöllisesti ja tehokkaasti osaksi liiketoimintaa. Kurssimme eivät ole teoreettisia, vaan tarjoavat konkreettisia työkaluja ja käytännön ratkaisuja, joilla säästät aikaa, resusseja ja rahaa.

.

Miksi valita meidät?

AI Brainwave yhdistää syvällisen teknologiaosaamisen ja vuosien kokemuksen yritysmaailmasta. Kurssimme opettavat sinulle, miten tekoäly toimii kuin väsymätön työkaveri, joka auttaa yritystäsi kasvamaan ja kehittymään – ilman monimutkaisia järjestelmiä tai isoja budjetteja.

Liity kurssille ja koe, kuinka tekoäly voi muuttaa tapasi tehdä liiketoimintaa.

Tutkija

Tekijä

Tekoäly on kuin uskollinen apuri, joka ei koskaan uuvu eikä lepää, tarjoten yrityksille uusia mahdollisuuksia kasvuun ja innovaatioihin.

Yhteystiedot

www.AIBrainWave.fi

postmaster@aibrainwave.fi

(+358) 400 857 856

Palvelemme

Ma-Pe 9:00 - 15:00

Sijaintimme

Minna Canthin katu 4

70100 Kuopio

Finland

All Rights Reserved. @sjrconsulting.fi